Die Digitalisierung im Krankenhaus schreitet voran. Digitale Patientenakten, automatisierte Prozesse, vernetzte Systeme und intelligente Lösungen für Logistik und Patientenmanagement sollen Abläufe effizienter gestalten und Mitarbeitende entlasten. Gleichzeitig stellt sich für Krankenhäuser eine zentrale Frage: Wie wirtschaftlich sind digitale Lösungen tatsächlich?
Denn Digitalisierung allein ist noch kein Garant für Kosteneinsparungen. Entscheidend ist, ob digitale Lösungen bestehende Prozesse tatsächlich verbessern, Ressourcen gezielter eingesetzt werden und sich die erzielten Effekte messen lassen. Genau hier gewinnt Controlling im Krankenhaus an Bedeutung.
Aktuelle Entwicklungen zeigen, dass digitale Anwendungen zunehmend stärker in den Versorgungsalltag integriert werden sollen. Das Bundesgesundheitsministerium nennt unter anderem die bessere Nutzung von Gesundheitsdaten und eine stärkere digitale Versorgungssteuerung als zentrale Ziele der Weiterentwicklung der Digitalisierungsstrategie.
Digitalisierung muss wirtschaftlich gedacht werden
Eine digitale Lösung einzuführen bedeutet zunächst eine Investition. Neben Anschaffungskosten entstehen Kosten für Implementierung, Schnittstellen, Schulungen, Wartung und laufenden Betrieb. Gleichzeitig können digitale Systeme langfristig dabei helfen, Prozesse zu automatisieren, Informationen schneller verfügbar zu machen und unnötige Arbeitsschritte zu reduzieren.
Die Herausforderung besteht deshalb darin, Kosten und Nutzen gemeinsam zu betrachten.
Eine PwC-Studie zur Digitalisierung im Krankenhaus zeigt, dass die wirtschaftlichen Effekte digitaler Lösungen bislang häufig nur schwer belastbar zu beziffern sind. Gleichzeitig entstehen die Kosten häufig bereits bei Einführung und Betrieb, während sich mögliche Nutzenpotenziale erst im laufenden Betrieb entwickeln.
Damit wird deutlich: Die Frage sollte nicht nur lauten, was kostet eine digitale Lösung?, sondern auch:
- Wie viele Arbeitsabläufe werden dadurch effizienter?
- Wie viel Zeit kann eingespart werden?
- Welche Ressourcen werden besser genutzt?
- Wie viele Medienbrüche und manuelle Arbeitsschritte entfallen?
- Welche Fehler können vermieden werden?
- Welche Daten stehen für zukünftige Entscheidungen zur Verfügung?
Controlling als Grundlage für bessere Entscheidungen
Krankenhaus-Controlling hat die Aufgabe, relevante Informationen für die wirtschaftliche Steuerung bereitzustellen. Dabei geht es längst nicht mehr ausschließlich um klassische Kostenrechnung. Moderne Controlling-Strukturen müssen zunehmend große Mengen an Daten aus unterschiedlichen Bereichen zusammenführen und für konkrete Entscheidungen nutzbar machen.
Gerade in Krankenhäusern ist das eine Herausforderung. Unterschiedliche Systeme, Abteilungen und Prozesse erzeugen eine Vielzahl von Daten. Wenn diese Informationen manuell zusammengetragen werden müssen, entsteht zusätzlicher Aufwand und gleichzeitig das Risiko von Dateninkonsistenzen.
Eine Untersuchung zum Krankenhaus-Controlling zeigt beispielsweise, dass Tabellenkalkulationsprogramme weiterhin eine große Rolle im Berichtswesen spielen. Hochgradig automatisierte Berichtswesen-Strukturen sind dagegen noch nicht flächendeckend etabliert.
Digitale Lösungen können hier ansetzen: Werden Prozessdaten automatisiert erfasst und zentral verfügbar gemacht, entsteht eine bessere Grundlage für datenbasiertes Controlling.
Von der Datenerfassung zur wirtschaftlichen Steuerung
Der entscheidende Schritt besteht darin, Daten nicht nur zu sammeln, sondern daraus relevante Informationen abzuleiten.
Ein Beispiel ist die Kliniklogistik. Werden Patientenverlegungen, Materialtransporte oder Bestellungen ausschließlich manuell organisiert, ist nur schwer nachvollziehbar, wie lange einzelne Prozesse tatsächlich dauern. Ebenso können Verzögerungen oder wiederkehrende Fehler erst spät erkannt werden.
Mit einer digitalen Plattform können relevante Prozessinformationen strukturiert erfasst werden. Dazu können beispielsweise gehören:
- Zeitpunkt der Auftragserstellung
- Bearbeitungsdauer
- Status eines Auftrags
- Abschlusszeitpunkt
- aufgetretene Fehler
- Anzahl von Transporten
- wiederkehrende Verzögerungen
- Auslastung vorhandener Ressourcen
Aus einzelnen Prozessdaten entsteht dadurch eine Grundlage für die Analyse.
Controlling wird vom reinen Rückblick zur aktiven Prozesssteuerung.
Wirtschaftlichkeit messbar machen
Um die Wirtschaftlichkeit digitaler Lösungen zu bewerten, sollten Krankenhäuser vor allem geeignete Kennzahlen definieren. Dabei müssen nicht ausschließlich finanzielle Kennzahlen betrachtet werden.
Sinnvolle KPIs für digitale Krankenhausprozesse können beispielsweise sein:
| Bereich | Mögliche Kennzahl |
| Zeit | durchschnittliche Bearbeitungsdauer |
| Personal | benötigte Arbeitszeit pro Prozess |
| Logistik | Anzahl und Dauer von Transporten |
| Qualität | Fehler- und Abbruchquote |
| Auslastung | Ressourcenauslastung |
| Prozesse | Anzahl automatisierter Arbeitsschritte |
| Transparenz | Anteil digital dokumentierter Vorgänge |
| Wirtschaftlichkeit | Kosten pro Prozess bzw. Auftrag |
Dadurch lässt sich nicht nur feststellen, ob ein Prozess funktioniert, sondern auch, wie effizient er funktioniert.
Das ist besonders relevant, wenn digitale Lösungen miteinander verglichen oder Investitionsentscheidungen getroffen werden sollen. Das Bundesgesundheitsministerium weist ebenfalls darauf hin, dass standardisierte Controlling-Informationen eine effektivere und effizientere Steuerung von Gesundheitseinrichtungen unterstützen können.
Der ROI ist nicht der einzige Maßstab
Bei der Bewertung digitaler Lösungen wird häufig vom Return on Investment (ROI) gesprochen. Der ROI kann eine wichtige Kennzahl sein, bildet den tatsächlichen Mehrwert einer digitalen Lösung im Krankenhaus aber nicht vollständig ab.
Ein digitales System kann beispielsweise Prozesse transparenter machen, Fehler reduzieren oder Mitarbeitende entlasten, ohne dass sich diese Effekte unmittelbar als direkte Kosteneinsparung darstellen lassen.
Deshalb sollte die Wirtschaftlichkeit ganzheitlich betrachtet werden.
Neben direkten Einsparungen können beispielsweise folgende Faktoren relevant sein:
Zeitersparnis:
Automatisierte Prozesse reduzieren manuelle Tätigkeiten und schaffen Freiräume für andere Aufgaben.
Prozessqualität:
Digitale Statusinformationen und nachvollziehbare Prozessabläufe können Fehler und Verzögerungen reduzieren.
Transparenz:
Aktuelle Informationen ermöglichen es Verantwortlichen, schneller auf Abweichungen zu reagieren.
Ressourcennutzung:
Vorhandene Mitarbeitende, Geräte und Transportkapazitäten können gezielter eingesetzt werden.
Planbarkeit:
Historische Prozessdaten können dabei helfen, zukünftige Abläufe besser zu planen.
Damit wird deutlich: Wirtschaftlichkeit bedeutet nicht ausschließlich Kosten senken. Sie bedeutet auch, vorhandene Ressourcen effizienter und gezielter einzusetzen.
Wie cibX digitale Prozesse wirtschaftlicher macht
Genau an dieser Schnittstelle setzt cibX an. Digitale Lösungen für Krankenhäuser sollen nicht isoliert betrachtet werden, sondern miteinander vernetzte Prozesse unterstützen.
Mit Lösungen für beispielsweise Patientenmanagement, Bettenmanagement, Kliniklogistik und Asset-Tracking können relevante Abläufe digital abgebildet und Informationen zentral verfügbar gemacht werden.
Dabei entsteht ein entscheidender Vorteil: Prozesse werden nachvollziehbarer.
Ein Auftrag kann beispielsweise digital erstellt, einem Status zugeordnet, bearbeitet und anschließend in der Historie dokumentiert werden. Dadurch entsteht eine durchgängige Prozesskette – vom Eingang eines Auftrags bis zum Abschluss.
Für das Controlling bedeutet das: Statt ausschließlich nachträglich einzelne Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenzutragen, können Prozessdaten als Grundlage für Auswertungen und Optimierungen dienen.
So wird Digitalisierung nicht zum Selbstzweck, sondern zu einem Werkzeug für mehr Transparenz, Effizienz und wirtschaftliche Steuerung.
Von der Digitalisierung zur kontinuierlichen Optimierung
Die Einführung einer digitalen Lösung sollte deshalb nicht als einmaliges IT-Projekt verstanden werden. Vielmehr beginnt mit der Digitalisierung ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess.
Zunächst werden bestehende Abläufe analysiert und digital abgebildet. Anschließend können Daten zeigen, an welchen Stellen Verzögerungen, Fehler oder unnötige Arbeitsschritte auftreten. Auf dieser Grundlage lassen sich Prozesse gezielt optimieren.
Aktuelle wissenschaftliche Arbeiten zur Digitalisierung im Krankenhaus betonen ebenfalls, dass echte Effizienzgewinne nicht allein durch die technische Abbildung bestehender Abläufe entstehen. Prozesse und Rollen müssen gemeinsam mit der Digitalisierung weiterentwickelt werden.
Damit verschiebt sich die Perspektive:
Nicht die digitale Lösung allein entscheidet über ihre Wirtschaftlichkeit – sondern der Prozess, den sie verbessert.
Fazit: Wirtschaftlichkeit braucht messbare Prozesse
Die Wirtschaftlichkeit digitaler Lösungen im Krankenhaus wird in Zukunft weiter an Bedeutung gewinnen. Angesichts begrenzter Ressourcen und steigender Anforderungen reicht es nicht aus, Prozesse lediglich zu digitalisieren. Krankenhäuser müssen erkennen können, welchen konkreten Mehrwert eine digitale Lösung erzeugt.
Controlling schafft dafür die notwendige Grundlage. Werden Prozessdaten strukturiert erfasst, relevante KPIs definiert und Entwicklungen kontinuierlich ausgewertet, können digitale Lösungen gezielt zur wirtschaftlichen Steuerung beitragen.
Für cibX bedeutet Digitalisierung deshalb mehr als die Ablösung analoger Prozesse. Ziel ist es, Transparenz über Abläufe zu schaffen, Ressourcen effizienter einzusetzen und Krankenhäuser bei einer datenbasierten Prozesssteuerung zu unterstützen.
Denn eine wirtschaftliche Digitalisierung beginnt dort, wo aus Daten steuerbare Prozesse und aus digitalen Prozessen messbarer Mehrwert entsteht.
