Arbeiten bei der cibX: Der Backoffice-Manager

Die Aufgaben eines Backoffice-Managers können von Branche zu Branche variieren. Eins ist aber meist identisch: Die größtenteils Verwaltungsaufgaben im Backoffice laufen in der Regel im Hintergrund, abseits der Kunden ab. Ist das bei der cibX auch so? Im dritten Beitrag unserer Serie „Arbeiten bei der cibX“ haben wir die Backoffice-Jungs Alex (26), Dirk (29) und Jörg (39) gefragt wie ihr „Daily Business“ bei der Tochterfirma TradeX Networking GmbH aussieht.

Täglich grüßt die Excel-Liste

Excel-Kenntnisse gewünscht! Der Morgen unserer Jungs startet nämlich jeden Tag mit der Erstellung der aktuellen Lager-, Verkaufs- und Einkaufsliste. Empfänger dieser Listen: Die Geschäftsleitung! Aber auch im Laufe des Tages begegnen Alex, Dirk und Jörg immer wieder Aufgaben wie z.B. die Preiskalkulation, die sie mit Excel lösen.

Die zwei K’s: Koordination und Kommunikation

Noch gefragter als Excel-Kenntnisse sind im Daily-Business jedoch die Kommunikations- und Koordinationsfähigkeiten. Diese Soft Kills sind besonders bei der Abstimmung und Organisation der Abläufe im Import und Export sowie bei der Kommunikation mit Kunden und Lieferanten Gold wert. Letzterem setzen Alex, Dirk und Jörg auch immer eine extra Prise Charme ein. Es heißt ja schließlich nicht umsonst, der Kunde ist König. Und auch, wenn sich der Kundenkontakt meistens auf die Angebotszusendung, Lieferabsprache oder die Vermittlungsversuche zwischen Geschäftsleitung und Kunde beschränken, ist er ein willkommener Ausgleich zu den üblichen Verwaltungsaufgaben.

Abteilungsübergreifendes Arbeiten

Mehr E-Mail- bzw. telefonischen Kontakt haben die Drei mit Lieferanten und Speditionen bzw. Versanddienstleistern. Themenschwerpunkte hier sind u.a. die Einholung von Einkaufspreisen oder die Abholung von Ware. Hierfür arbeitet das Backoffice sehr eng mit dem Lager zusammen. Aber auch mit den anderen Abteilungen im Unternehmen hat das Backoffice immer wieder Berührungspunkte. Ob Rechnungserstellung, Lieferscheine drucken, Produkt- und Kundendatenpflege oder die Klärung von Rechnungsdifferenzen, „es ist manchmal echt erstaunlich, auf wie vielen Hochzeiten wir tanzen“. Aber genau das Managen dieses Chaos spornt Jörg jeden Tag aufs Neue an. Chaotisch beschreibt Alex teilweise auch die Erstellung und Bearbeitung von RMA-Fällen. Aber auch diese Aufgabe lösen die Drei durch schnelle Ersatzlieferung oder Gutschrift stets kompetent und freundlich.

Backoffice wichtiger Part im Unternehmen

Nicht umsonst gehört das Backoffice zu den wichtigsten Bereichen in jedem Unternehmen. Das ist auch bei der TradeX der Fall. Ohne Alex, Dirk und Jörg würde etwas fehlen – arbeitstechnisch wie privat. Denn neben guten Backoffice-Manager sind die Drei auch noch super Kollegen, mit denen man gerne mal eine Runde Tischtennis in der Pause spielt. 😉